Lundi 12 septembre, une rencontre entre les secrétaires du service d’orthopédie de Villefranche-sur-Saône et le secrétariat des consultations externes de Tarare a eu lieu dans les locaux de Tarare.
Un moment important à l’initiative de Stéphanie Phelut, responsable des secrétariats médicaux de Tarare, et Chrystel Millet, coordinatrice adjointe des secrétaires médicales du pôle 1, afin d’optimiser la prise en charge des patients.
Une meilleure connaissance des équipes et des spécificités
Actuellement, six chirurgiens orthopédiques de l’Hôpital Nord-Ouest consultent chaque semaine sur Tarare, programment des opérations et y suivent des patients. Ces patients sont opérés sur le site de Villefranche-sur-Saône, ce qui entraine des échanges quasi quotidiens entre les deux secrétariats. Comme nous l’explique Stéphanie Phelut, « c’est très important pour les secrétaires de rencontrer leurs homologues, de mettre un visage sur un prénom et de visiter leur espace de travail. Le but est de fluidifier les relations entre les deux sites ».
Une organisation adaptée aux deux sites
Dans le cadre de la prise en charge d’un patient, de nombreux documents administratifs doivent être échangés entre Villefranche-sur-Saône et Tarare. Il faut également réserver un bloc opératoire, planifier les consultations d’anesthésie et du suivi post-opératoire… « Il est donc essentiel que les secrétaires connaissent le fonctionnement de leurs collègues sur l’autre site et utilisent les outils communs mis à leur disposition » commente Carine PREFAUT, responsable de l’équipe de Villefranche-Sur-Saône.
Le patient au cœur de la démarche
L’idée est de réaliser régulièrement ce genre de rencontre avec deux objectifs :
- optimiser l’organisation entre les deux services dans les pratiques du quotidien
- et positionner le patient au cœur des échanges, qu’il soit sur Tarare ou sur Villefranche-sur-Saône.
Ce temps d’échange a été bénéfique et très riche pour les deux équipes. « Les secrétaires étaient ravies et souhaitent faire une prochaine rencontre sur Villefranche-sur-Saône afin de découvrir les nouveaux locaux » nous dit Stéphanie Phelut. Même chose côté Villefranche-sur-Saône : « on peut même imaginer des petites périodes d’immersion » ajoute Carine Préfaut. Un guide des bonnes pratiques entre les 2 services est également à l’étude.
