Numérique : du 11 au 15 mars on nettoie nos données et on recycle nos anciens téléphones.

Les Hôpitaux Nord-Ouest s’associent aux évènements de la Journée mondiale du nettoyage numérique. Du lundi 11 au vendredi 15 mars, vous êtes invités à faire le ménage dans vos données et à déposer vos anciens téléphones dans les collecteurs mis en place par l’équipe des services numériques.

Vous triez rarement vos « Mails archivés » ? Votre dossier « Téléchargements » contient des fichiers stockés depuis longtemps ? Idem pour votre dossier « Mes documents » ? Vous avez d’anciens téléphones portables stockés dans vos tiroirs à la maison ? La semaine du Digital Cleanup Day est l’occasion d’alléger notre impact environnemental et de nous approprier des pratiques plus responsables.

Pensez-y : Plus nous stockons de données, plus il faut faire fonctionner des centres de données pour les conserver. Moins il y a de fichiers inutiles sur votre PC, meilleures sont ses performances.

« Nous allons mesurer quotidiennement la quantité de données supprimées entre le 11 et le 15 mars. Atteindre 10 % de réduction du volume total stocké serait un très bon résultat. »

Nasser AMANI, directeur des services numériques

Concrètement, comment faire pour stocker utile ?

Sur votre PC, dans le dossier « Téléchargements », supprimez les fichiers devenus inutiles

Le dossier « Téléchargements » est souvent rempli de fichiers de toutes sortes ZIP, EXE, PDF, PNG, JPG, MP4 téléchargés sur internet et oubliés là. Quand ils ne sont pas aussi enregistrés ailleurs.

• Pour faire du ménage, commencez par cliquer sur Téléchargements. La liste de tous les fichiers conservés apparait.

• Allez dans affichage puis affichez vos fichiers en mode « Détail ». Les fichiers téléchargés sont regroupés par semaine et par mois, cela facilite le tri.

• Vous voulez conserver un fichier ? Sauvegardez le dans un répertoire ad hoc, et supprimez tous les autres (attention cependant, la suppression est définitive)

Un conseil : Conservez seulement les fichiers du dernier mois.

Une astuce : Pour connaitre la taille du dossier mes « Documents » faites un clic droit sur « Documents » puis sur « propriétés ».

Dans le dossier « Documents » sous P:/, faites le tri

Les documents utiles au service dans lequel vous travaillez sont prioritairement enregistrés dans les dossiers partagés. « Documents » est une zone plutôt destinée aux fichiers professionnels personnels. Nombre d’entre nous utilisons cette zone pour conserver des fichiers auxquels nous souhaitons accéder seuls. Il peut donc s’y trouver des archives à conserver, et d’autres à éliminer.

Astuce : Vous pouvez connaitre la taille du dossier mes « Documents » en faisant un clic droit sur « Documents » puis « propriétés » et l’écran ci-dessous apparait. Ici la taille du dossier fait 204 Mo.

• Pour attaquer le tri, commencez par cliquer sur Documents. La liste de tous les fichiers conservés apparait.

• Allez dans affichage puis affichez vos fichiers en mode « Détail ». Les fichiers téléchargés sont regroupés par semaine et par mois, cela facilite le tri.

• Sélectionnez les fichiers à ne pas conserver et supprimez-les. (Attention, la suppression est définitive)

Un conseil : Conservez les fichiers qui vous paraissent indispensables, et supprimez les autres datant de plus de quatre ans.

Plongez dans vos « mails archivés »

La boite d’archives actuelle contient uniquement les mails de plus de 3 mois. Avant de vous lancer, retenez deux conseils :

• Repérez les mails « à valeur probante » (échanges avec des prestataires, réserves sur des opérations, échanges liés à des contentieux, etc.) qui sont à conserver. Les mails « utilitaires » peuvent souvent être supprimés.  
• Classez vos archives par date, gardez seulement les mails de l’année en cours + 4 ans.

Dans votre boite sur Outlook,

• Cliquez sur « Archives » ou « Archives en ligne » puis sur la « boite de réception » des archives.

• Identifiez les mails à valeur probante à conserver impérativement.

• Classez les mails utilitaires par date et supprimez ceux de 2019 et plus anciens.

Pour connaitre la taille du répertoire de vos archives, faites un clic droit sur la boite de réception, l’écran suivant apparait

Vous avez besoin d’aide ? Rendez-vous aux points d’informations et de collecte animés par l’équipe des services numériques. Dates et lieux en fin d’article.

Apportez vos anciens téléphones (avec leurs accessoires) aux points d’informations et de collecte

Aux HNO, nous voulons collecter 160 téléphones portables avec leurs accessoires si possible. Un partenariat avec Orange et les Ateliers du Bocage (entreprise d’insertion basée dans les Deux-Sèvres) leur assure une seconde vie, soit par réutilisation soit par recyclage. Orange s’engage à reverser l’intégralité des bénéfices à Emmaüs International.

Les équipes des services numériques animent des points d’informations et de collecte à l’accueil de chaque hôpital :

• 11 mars : HNO Villefranche de 9h à 16h – accueil bat Duquesne-niveau 1 – objectif 100 téléphones
• 12 mars : HNO Tarare de 9h à 14h – objectif 20
• 13 mars : HNO Trévoux de 9h à 14h – objectif 20
• 14 mars : HNO Belleville de 9h à 14h – objectif 10
• 15 mars : HNO Beaujeu de 9h à 14h – objectif 10