Les secrétaires médicales participent chaque jour à de nombreux projets pour améliorer le parcours du patient et l’organisation du travail au sein de l’hôpital.
Focus sur quelques projets en cours et à venir avec la coordination des secrétaires médicales de Villefranche-sur-Saône.
Des projets d’organisation et de cohésion
Depuis la mise en place de la coordination des secrétariats médicaux, une équipe composée d’une coordinatrice et de 6 coordinatrices adjointes encadre les secrétaires médicales. Ce nouveau schéma organisationnel mis en place l’année dernière a pour objectif d’accompagner au mieux les secrétaires médicales sur l’évolution de leur profession.
« Ma mission principale en tant que coordinatrice adjointe est le management de proximité. Je participe aux recrutements des futures secrétaires médicales, j’accompagne et informe mes équipes et je suis force de proposition concernant l’organisation de secrétariats que j’encadre » explique Christelle, coordinatrice adjointe des secrétariats médicaux HNOV – pôles 6 et 9.
En novembre 2022, un poste de secrétaire médicale de bloc opératoire a été créé pour répondre à l’augmentation de l’activité du bloc. « Mon rôle est de veiller au bon déroulement de l’organisation du bloc opératoire. Je centralise les demandes d’ajout ou de modification de planification des interventions chirurgicales en lien avec les autres secrétaires médicales, les cadres de santé, les chirurgiens et les médecins » explique Marine, secrétaire médicale du bloc opératoire.
Pour favoriser les échanges entre les secrétaires, des groupes de travail sont organisés afin de partager les bonnes pratiques notamment sur le parcours administratif du patient. Un nouveau projet « Together Lunch » devrait prochainement se concrétiser afin de proposer des moments conviviaux lors des pauses déjeuner pour permettre aux assistantes des différents services de se rapprocher.
De nouveaux outils numériques
Depuis septembre 2022, les inscriptions en ligne sur MyHNO permettent aux patients de faire une demande d’accès à leur espace patient privé et sécurisé de chez eux. Les demandes d’inscriptions sont gérées par le secrétariat des consultations d’onco-hémato-rhumatologie. « Notre objectif est de garantir la sécurité des données des patients. L’identito-vigilance est au cœur de cette mission. Nous vérifions avec beaucoup de vigilance la correspondance entre les informations d’identité et de consentement fournies par le patient et celles présentes dans nos dossiers médicaux » explique Aline, secrétaire médicale des consultations d’onco-hémato-rhumatologie.
Pour limiter les échanges par e-mail ou papier entre les secrétariats et l’Espace Patients-Visiteurs, un protocole nommé « auto@dmin » est en cours de déploiement sur l’ensemble des services de consultation. En effet, grâce à ce dispositif, les secrétaires médicales n’auront plus besoin de transmettre à l’Espace Patients-Visiteurs la liste des patients consultant. Désormais, le patient se rendra directement au secrétariat de sa consultation, sa venue administrative sera créée automatiquement (requête informatique sur les agendas des consultations). La secrétaire médicale doit, par contre, enregistrer l’identité des patients jamais venus sur HNO. Le parcours patient s’en trouve simplifier et le traitement des données patients est plus sécurisé, revenant en première ligne auprès des secrétaires médicales lors de leurs missions d’accueil.
De nouveaux outils vont être proposés pour diminuer le temps de frappe des secrétaires. La mise en place de Zenreco, logiciel de reconnaissance vocale, va permettre aux secrétaires de recevoir un fichier audio associé à un fichier retranscrit des comptes rendus des médecins. Ce logiciel devrait diminuer de 50% le temps consacré à la frappe des courriers, réduisant ainsi les délais d’émission des documents, ceci permettra aux assistantes de développer les missions de coordination dans le parcours de santé, aussi bien auprès des patients, des équipes médicales et paramédicales.