Lundi 30 janvier a eu lieu la première table ronde des secrétaires médicales de l’hôpital de Villefranche-sur-Saône. Ce nouveau rendez-vous vise à favoriser les échanges entre les professionnelles autour de thématiques de leur quotidien.
Renforcer la cohésion d’équipe et favoriser le partage d’expérience
La création de ces rencontres a émergé suite à des besoins identifiés lors de l’audit réalisé l’année dernière. « Les secrétaires médicales avaient besoin de retrouver une cohésion d’équipe, des moments d’échanges et de partage, leurs permettant de se rencontrer physiquement et de discuter de leurs quotidiens » explique Carine Préfaut, coordinatrice des secrétariats et à l’origine de ce projet.
Chaque mois, les secrétaires qui le souhaitent peuvent s’inscrire à la table ronde thématique organisée. Le sujet de discussion varie et est choisi à partir de propositions faites par les secrétaires.
Une première autour de la gestion de la messagerie Outlook
Lors de cette première rencontre, le sujet abordé était la messagerie Outlook, outil quotidien et indispensable. « Plusieurs changements en lien avec Outlook devraient impacter les secrétariats médicaux en 2023. Il était important de discuter des modifications organisationnelles qui vont en découler afin que les secrétaires médicales puissent commencer leurs réflexions au sein des différents services » poursuit Carine Préfaut.
Pour ouvrir la discussion, Magalie Cassano, secrétaire médicale aux consultations neurologiques a présenté l’organisation de la gestion de la boite Outlook de son secrétariat. « Ce temps d’échange a permis de donner quelques astuces d’utilisation comme la répartition des mails au sein de l’équipe, l’insertion de réponses types ou encore la gestion des codes couleurs par activité et statut de mail » complète la coordinatrice des secrétariats médicaux.
A l’issue de chaque table ronde, une enquête de satisfaction anonyme sera adressée aux participantes. Les retours de cette première édition sont très positifs et confirment l’intérêt de cette initiative permettant les échanges et la rencontre entre les différents secrétariats.