Le service des archives médicales rattaché à la DIM s’est installé début avril dans ses nouveaux bureaux situés au rez-de-chaussée du bâtiment des fonctions supports. Il est constitué de 8 personnes dont 2 personnes au sein à la cellule identitovigilance, toujours localisée dans le bâtiment administratif.
L’équipe a emménagé dans ce nouvel espace plus lumineux et plus ergonomique où les rayonnages sont placés moins hauts. Ces locaux possèdent également des accès sécurisés pour garantir la confidentialité des dossiers. La proximité avec le bâtiment principal et l’utilisation du couloir souterrain permet de protéger les dossiers en cas de mauvaises conditions climatiques. L’accueil des usagers dans un bureau spécifique dédié est également un bénéfice pour recevoir les usagers.
Ainsi, ce sont près de 60 000 dossiers papiers qui sont pris en charge par le service des archives et qui ont du être déménagés.
Questions à Karine BOUZEREAU, responsable du service des archives médicales
Quelles sont les fonctions du dossier patient ?
C’est un outil de soins qui permet la traçabilité par tous les professionnels qui se partagent la prise en charge du patient. Il permet également le coordination et l’efficience en évitant de réaliser deux fois le même soin, de recueillir et conserver le consentement de soins.
Quel est le délai de conservation ?
Les dossiers patients sont conservés 20 ans à compter du dernier passage du patient dans l’établissement. Le dossier original papier du patient doit être conservé même après numérisation.
Ce délai peut être réduit à 10 ans si le patient est décédé, il s’agit du délai à l’issue duquel, en cas de litige, la responsabilité de l’Hôpital ne peut plus être recherchée.
Ce délai de conservation peut être aussi être augmenté :
- Les dossiers de pédiatrie sont conservés jusqu’au 28 ans de l’enfant s’il est sorti de l’établissement avant ces 8 ans, 20 ans, si sa dernière venue s’est faite après ses 8 ans. L’enfant, devenu adulte peut en effet avoir besoin d’informations contenues dans son dossier de pédiatrie et il est licite de les conserver plus longtemps.
- les dossiers transfusionnels nécessitent quant à eux une conservation de 30 ans (depuis le scandale du sang contaminé dans les années 80, les hôpitaux disposant d’un centre de transfusion doivent être en mesure de prouver que le bon produit sanguin a été administré au bon patient durant tout ce délai).
- Les dossiers des patients atteints de maladies rares ou génétiques pour des raisons d’intérêt statistique, scientifique ou historique
A l’expiration du délai de conservation et avant destruction de tout dossier patient, l’établissement rédige un bulletin d’élimination qui est adressé au Directeur des archives départementales afin d’obtenir son visa d’élimination.
Quelles sont les missions du service ?
- La numérisation des archives papier : le service des archives médicales s’est adapté à l’aire de la dématérialisation en proposant la numérisation du dossier médical papier dans le dossier patient informatisé (DPI). Cette action permet de réunir sur un seul support (EASILY) le dossier papier et le dossier informatisé qui coexistaient.
- L’intégration des courriers arrivant de manière dématérialisée (ZEPRA In) qui, suite à une erreur d’identité ne s’intègrent pas automatiquement dans le dossier patient informatisé EASILY. Après analyse de l’identité et éventuel rapprochement avec une identité existante, l’intégration manuelle des courriers dans le DPI est menée.
- La gestion des demandes d’accès au dossier médical par le patient, ses ayants droits ou ses représentants légaux dans le respect des délais légaux.
Quels sont les grands changements dans le fonctionnement du service ?
Avant la crise COVID les dossiers papiers demandés par les secrétariats étaient livrés dans le service. Le dossier papier coexistait donc avec le dossier patient informatisé. Depuis mai 2020, la livraison du dossier papier n’est plus systématique, une demande de numérisation de dossier peut-être faite dans le logiciel d’Archives « Archimage ». La demande est traitée par le service qui numérise le dossier papier dans le dossier patient informatisé. Cette action permet de regrouper tout le dossier du patient sur le même support.
Le service des archives a une véritable expertise en matière de numérisation et possède des outils performants. En effet, l’information numérisée doit être fidèle à l’originale (fiabilité et intégrité) pour avoir une valeur juridique.
Quel est le rôle de la cellule identitovigilance ?
La cellule identitovigilance a un rôle de prévention des erreurs d’identification des patients en proposant des formations à l’attention des professionnels administratifs (secrétaires médicales ou agents de l’Espace patient visiteurs), des permanenciers du SMUR, des brancardiers…. Elle a aussi un rôle curatif. En effet, elle veille à la qualité du serveur d’identité par la gestion des doublons, des modifications d’identités… en s’appuyant sur la pièce d’identité présentée par le patient .
